¡Transforma tu sistema de gestión, hazlo más dinámico con estas recomendaciones!

Nov 17, 2022 | Artículos

PROBONO 💚 ARCO

Día a día más empresas alcanzan sus metas gracias a la implementación de los sistemas de gestión, dado que son una herramienta clave para la planificación y ejecución de actividades, cuyo objetivo principal es obtener información concisa y precisa para tomar decisiones direccionadas a alcanzar el éxito empresarial. 

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Controla tus riesgos ocupacionales, reduce tu impacto ambiental, resalta tu cultura organizacional y alcanza la eficacia de tu servicios y productos.

ALGUNOS ERRORES COMUNES QUE DEBES EVITAR

  • Realizar un sistema de gestión para la certificación y no para la organización: la gestión no es solo para certificación, es una herramienta que te ayuda a simplificar todos los procesos y promueve la mejora continua de los mismos.
  • Poca participación del personal en el proceso de implementación: Hay que dejar el desinterés a un lado, ¡Recuerda que la participación es de todos.

  • Olvidar el sistema de gestión después de documentarlo: ¿Qué pasó con el sistema de gestión? Ahh…está en el drive.
  • No tener claro el contexto de la organización y su directriz estratégica: ¿Conoces tu empresa? Es importante tener la información adecuada para tomar decisiones con base a hechos y no a percepciones.
  • Subestimar la gestión de cambios: Los cambios son importantes y general múltiples impactos o ¿no recuerdas tu adolescencia? ¡¡Gestiónalos!! 

  • Implementar en tiempos récord: ¡“Necesito este sistema implementado y certificado en tres meses!” ¿Así vamos a lograr los resultados esperados?.

TIPS PARA HACER LOS SISTEMAS DE GESTIÓN MÁS DINÁMICOS

1. El conocimiento rompe brechas

Mediante la aplicación de formatos no convencionales como infografías, videos cortos, reels y/o uso de redes sociales se pueden dar a conocer temas de interés para la organización de forma efectiva a los colaboradores de todos los niveles, lo que garantizará un desarrollo eficiente y eficaz de la implementación.

2. Democracia participativa

Crear un equipo de trabajo en el que participen representantes de todas las áreas de la organización a través de votaciones en línea, sorteos, encuestas, juegos, entre otros, permitirá escuchar las necesidades de cada área en la implementación y así todos los procesos serán participantes activos evitando el abandono del Sistema de Gestión.

3. Disciplina para el desarrollo

¡La implementación de un sistema de gestión es un proyecto más! Implementar una metodología de gestión de proyectos en línea te ayudará a que este se mantenga siempre alineado a un propósito y objetivos claros, también a gestionar y controlar la comunicación, el tiempo y los recursos. 

4. Involucramiento de la alta dirección

La alta dirección debe participar en las actividades para el éxito en la implementación del Sistema de Gestión, su compromiso e involucramiento se puede realizar al igual que con los colaboradores, lo que genera un incremento en la eficacia y eficiencia de los objetivos establecidos en todos los niveles.

5. Recepción de la información real

Los Sistemas de Gestión están conformados por numerales donde varios de estos son transversales, es por esto que se hace importante definir las posibilidades de implementar los diferentes Sistemas de Gestión para así en el momento de la construcción iniciar con un enfoque de ensamblar piezas en el tiempo.

6. Pensar desde el inicio en la integralidad: construcción de un rompecabezas.

Promover el uso de redes sociales organizacionales, carteleras digitales, grupos de trabajo (hangouts, whatsapp y telegram de trabajo) o una intranet digital simple, donde se publique o se comparta información real, precisa, concisa y realizada a tiempo, con el objetivo de que los colaboradores comprendan la importancia que tiene el proyecto y tengan claro en todo momento cómo proceder.

7. Generar capacidad de respuesta

Las bases de datos aseguran que la información esté disponible, sea adecuada para su uso y esté protegida; además reduce errores y garantiza la trazabilidad.

8. Metas colectivas

Formulación de metas que contribuyan a la participación, a la ejecución y a la mejora continua permite comprender que no existen procesos individuales, sino procesos colectivos que implican el involucramiento de todos, tanto en los problemas como en las soluciones de los mismos.

9. Reconocimientos

La participación, el cumplimiento de metas o la sugerencia de buenas prácticas, debe ser remunerada, retribuida o compensada, no necesariamente de forma económica; también se pueden hacer menciones de honor o de reconocimiento o por mérito, a través de correos, post o medios de comunicación efectiva. 

10. Sentido de pertenencia

Con el uso de todas las herramientas descritas anteriormente, los miembros de la organización empiezan a involucrarse de forma efectiva en los Sistema de Gestión y en la cultura organizacional de la empresa lo que a su vez maximiza las probabilidades de éxito.

¿Sabías que los sistemas de gestión ISO pueden ser individuales o integrados?

Así es, los sistemas de gestión ambiental, de calidad y seguridad y salud en el trabajo bajo las normas ISO comparten información, por ello aquí te presentamos cuáles son los puntos que se pueden manejar en conjunto y así simplificar su implementación: 

4. CONTEXTO
4.1 COMPRESIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO. Recuerda que la información disponible de la organización no es variable en cada sistema de gestión, lo importante es validar ese contexto teniendo en cuenta los aspectos internos y externos frente a las condiciones políticas, económicas, sociales, tecnológicas, ecológicas y legales.  
4.2 COMPRESIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS. Es importante relacionar todas las partes que influyen con la empresa, unificado los aspectos importantes de cada sistema de gestión individual.
4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN. El alcance del sistema se puede articular de forma integral, pero se deben validar todos los aspectos individuales que exige cada norma.
5. LIDERAZGO.
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO. No olvides que al momento de implementar tu Sistema de Gestión Integral debes demostrar liderazgo y compromiso a través de la asignación del (los) responsable(s) del Sistemas de Gestión.
5.2 POLÍTICA. No es necesario que te llenes de políticas, tener una política integral que contemple la calidad en los productos y/o servicios, la salud y seguridad de los trabajadores y los impactos ambientales de tu organización es suficiente.
5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN. Incluye de una vez en los perfiles de cargo de tus colaboradores las funciones, roles, responsabilidades y autoridad en la organización con respecto a la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud del trabajo.
7. APOYO.
7.1 RECURSOS. Establece dentro de un solo presupuesto todos los ítems que influyen en el sistema integrado, calidad, medio ambiente, seguridad ocupacional y otros sistemas que quieras implementar.  
7.2 COMPETENCIA. ¡Importante! En los perfiles de cargo se debe determinar la competencia necesaria de las personas que realizan trabajos bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del Sistema de Gestión.
7.3 TOMA DE CONCIENCIA. Estandarizar herramientas de evaluación con el fin de corroborar que todos los colaboradores poseen los conocimientos suficientes para la contribución en la eficacia del sistema de gestión 
7.4 COMUNICACIÓN. Define una sola matriz donde se establezca todos los mecanismos de comunicación que den alcance a los sistemas que influyen en el sistema integrado, de calidad, medio ambiente, seguridad ocupacional y otros sistemas.
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA. Estandarizar procedimientos y mecanismos que permitan almacenar la información de una forma correcta para todos los sistemas.
9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. Una forma de aprovechar el tiempo y la disponibilidad de todos es hacer auditorías integradas.
10. MEJORA. Implementa procesos estandarizados que respondan a las no conformidades y a oportunidades de mejora identificadas a nivel de la calidad, la gestión ambiental, la seguridad ocupacional y otros pertinentes. 

En ARCO podemos acompañar a tu organización a diseñar e implementar Sistemas de Gestión de manera dinámica, buscando que sean sencillos en la ejecución, relevantes para las partes interesadas y de alto impacto evidenciando la mejora. Contáctanos!

REFERENCIAS